Юлия Карпинская

Как уволить сотрудника и сделать это достойно
(Советы бывалого)

Мои советы предназначены для HR-служб и руководителей, уполномоченных увольнять сотрудников, когда те становятся ненужными для компании в кризисной ситуации (процесс сначала называют «оптимизацией численности персонала») или при смене деятельности компании, что случается значительно чаще. Я не буду касаться юридических аспектов увольнения: это все есть в статьях трудового законодательства, и об этом лучше напишут юристы.

Мне бы хотелось поговорить о том, как следует проводить увольнение, чтобы из этой процедуры вышли с минимальными отрицательными эмоциями, а по-простому - «без обид», и тот, кого увольняют (назовем его «увольняемый») и тот, кто увольняет («увольняющий»).

Будем считать, что руководство компании приняло решение расстаться с сотрудником по закону: выплатить выходное пособие, написать положительную рекомендацию. Что должен сделать «увольняющий»?

·      Во-первых, донести сотруднику решение руководства о выплате пособия, обязательно помочь сотруднику правильно написать рекомендацию (это не секрет, что такую бумагу пишет эйчар);

·      Во-вторых, нужно с сотрудником правильно, позитивно и много разговаривать («а поговорить?» никто не отменял). Зачем, спросите вы?

Представьте, вы покупаете на рынке фрукты-овощи и краем глаза я замечаете, что вас обвешивают – подкладывают пару фруктов с гнильцой. Но вы, видя все это безобразие, не бросаетесь на продавца с требованием немедленно исправить ситуацию. А все потому, что он так вас хвалит без остановки, желает все самого хорошего вам и вашей семье, что вас, окрыленных этой лестью, даже не обижает, что на вас чуть заработают. Так и увольняя сотрудника, нужно создать положительную эмоциональную атмосферу, чтобы он ушел, если и обиженным на компанию (никогда не подставляй под удар себя), но не униженным и не потерявшим веру в себя.

Время и место беседы

В каждой компании существует своя традиция увольнения. Она выстраивается в зависимости от установок владельца или автором ее является эйчар организации.

В одной FMCG-компании, где мне довелось поработать несколько лет, не было в традиции расставаться с сотрудниками с выплатой пособия (исключение делалось для директоров направлений, которых владелец мог несколько раз уволить и несколько раз вернуть на работу за 3-4 года формирования компании). Так вот, как только владелец переставал разговаривать с сотрудником офиса и не общался с ним больше месяца, то это служило мне сигналом на увольнение этого сотрудника. И тогда я начинала процесс выведения работника из организации.

В высокотехнологичных корпорациях западного типа, где работа порой дублируется сотрудниками и информация – достояние компании, а не сотрудника, а передача дел занимает не более одного дня, стараются с увольнением не тянуть. Готовят конверт с выходным пособием, размер которого прописан в контракте сотрудника и не должен обсуждаться при увольнении. В таких фирмах увольняют по пятницам, задерживают увольняемогопосле работы и в опустевшем офисе проводят беседу.

Плюсы: сотрудник после беседы не несет отрицательное настроение на коллег, которые уже вне офиса. И сам за выходные дни восстанавливает свое настроение.

В творческих российских компаниях о технологиях увольнения говорить не приходится, так как в них каждый руководитель - хозяин положения и сотрудник от него может уходить через один день, две недели, нескольких месяцев. И при этом офис будет гудеть по этому поводу как пчелиный рой.

Если увольняемый «проблемный» сотрудник (нелоялен к компании, отстаивает свои права по трудовому законодательству, не готов добровольно уйти), то готовьтесь к нескольким встречам с ним (и хорошо, чтобы они были только в офисе, а не в суде). Первую встречу следует провести втроем: увольняемый, его непосредственный руководитель и представитель кадровой службы, который в последствии будет оформлять договоренности и завершать процедуру увольнения.

Местом проведения переговоров должна быть переговорная комната, где вас никто не будет отвлекать и увольняемый сможет выразить эмоции от полученной информации.

Собственный опыт

Обычно я сообщаю увольняемому о решении руководства с ним расстаться и - очень осторожно - о причине. Здесь надо следить за каждым словом, потому что они по-своему интерпретируются увольняемым и в дальнейшем доносятся до коллег. Далее, я даю право сотруднику самостоятельно принять решение: как и когда ему хотелось бы уйти из компании. Я не тороплю его с ответом, прошу пойти и подумать несколько дней.

Следующую беседу «организует» сам увольняемый. Ее недолго приходиться ждать, но она самая продолжительная и самая тяжелая, т.к. человек в свойственной ему культурной манере изливает душу и сообщает, при каких условиях он бы ушел из компании (здесь самое главное не торопить его и все выслушать, т.к. дальше пойдет конструктив). Возможны еще несколько встреч, но если процесс затягивается, то приходится быть жестким и устанавливать сроки самостоятельно.

Какие слова следует говорить «на прощание», а какие нет

К собеседованию с каждым увольняемым работником нужно готовиться. Во время встречи важно не забыть отметить его «заслуги перед отечеством», его сильные качества. А далее, и это главное, дать ему понять, что увольнение не конец, а только начало или продолжение его карьеры, что он заслуживает лучшего, чего компания в данный момент не может ему предложить.

Не напоминайте ему о былых ошибках, ведь их уже не исправить, да настроение и бодрость духа от этого у сотрудника не улучшится. Больше хвалите его за успехи, благодарите за то, что сделано им для конторы.

Даже если я немного лукавлю и знаю, что уровень подготовки сотрудника ниже требований компании, то ему это надо преподнести мягче: сообщить, что существуют другие фирмы, которым именно этот уровень знаний и компетенций необходим и достаточен.

Рекомендации о сотруднике

По законодательству сотрудник кадровой службы не имеет право давать устные рекомендации на бывшего сотрудника, только по письменному запросу. Но большинство эйчаров это правило нарушает и отвечает на телефонные запросы коллег. Рекомендации надо давать осторожно и - самое главное – доброжелательно. Я заметила, что в России (возможно, только в Москве) о сотруднике часто начинают рассказывать не с его успехов, а скорее с неудач.

Будьте осторожны в рекомендациях! О плохом надо говорить только, если сотрудник действительно нарушил договоренности по контракту: выдал коммерческую тайну конкуренту, украл собственность компании, что-то подобное и очень серьезное. В этой связи мне нравится китайская пословица: «Не спеши хвалить человека с прекрасной репутацией, пока сам не познакомишься с ним поближе – он может оказаться подлецом, скрывающим свое лицо. Не спеши бранить человека с дурной репутацией, пока не узнаешь его ближе – он может оказаться жертвой поклепов».

Увольнение нерядовых сотрудников

К «нерядовым» я отношу топ-менеджеров, юристов, ведущих финансистов, сотрудников службы безопасности, если она есть в компании. Эти коллеги чаще всего обладают информацией, которая может быть интересна конкурентам или проверяющим гос. органам. Если руководство решило расстаться с таким сотрудником, то делать это надо решительно, деликатно и оперативно.

Я не рассматриваю случай, когда данный сотрудник проявил нелояльность к компании. Тогда проводят показательную акцию: в присутствии работников службы безопасности увольняемого выводят из офиса в одночасье, позволяя забрать только личные вещи.

Речь идет об успешных сотрудниках, с которым ситуация (жизнь) требует распрощаться.

·    Если у увольняемого топ-менеджера было заключено дополнительное соглашение к стандартному трудовому договору, то следует, по возможности, выполнить обязательства этого соглашения. Тогда в дальнейшем (а мир тесен) с уволенным сотрудником можно будет иметь деловые отношения, ведь он уходит не на пенсию и, скорее всего, будет трудиться в этой же сфере деятельности.

·     Если финансовые условия жестко не прописаны, то следует выплатить увольняемому премию (не скупитесь, если сотрудник проработал в компании более 3-х лет) и перед коллективом поблагодарить уходящего сотрудника за работу в организации.

·     Беседу с таким сотрудником о выходе из компании следует вести в духе партнерской договоренности.

Идеально, если вы приглашаете в конце рабочего дня к себе в кабинет уходящего сотрудника (не следует при коллегах называть его увольняемым, так как если сотрудник был эффективен в работе, то вы потеряете авторитет в глазах коллектива). Перед вами конверт с премией и почетная грамота, а также письмо благодарности ему за работу в компании.

Передача дел должна быть спланирована и проведена вами заранее. Вы прощаетесь с сотрудником в одночасье и все довольны, т.е. претензии остались вне офиса.

Какие цели я преследую, так сложно прощаясь с сотрудниками?

Первое, на мой взгляд, очень важное, если с сотрудником расстаются хорошо, даже имея обиду, он не будет с коллегами в курилке или в кафе после работы «чернить» компанию и способствовать созданию нездоровой рабочей обстановке в офисе.

Второе, не менее важное, я преследую цель сохранить контакт со специалистом, с которым вынуждены проститься, чтобы в дальнейшем его найти и пригласить в развивающуюся компанию (может даже в ту, из которой он был уволен).

У меня бывали случаи, когда шла резкая перестройка фирмы и «летели щепки», я их собирала в лукошко, т.е. свою БД специалистов, и в дальнейшем находила им работу, да и они мне звонили без обид, напоминали о себе.

Третье, сохранить на профильном рынке хороший имидж о компании, в противном случае в нее в дальнейшем не пойдут работать специалисты.

И последнее, это не имеет практического значения, но все-таки мы люди и должны беречь себя и сотрудников от стрессов.

Возможно у вас, как у специалистов, которым тоже приходится сейчас увольнять людей, оформленных на постоянную работу и успешно работающих по специальности, есть свои взгляды на процедуру увольнения, свои технологии. Поделитесь ими с нами, коллегами. И конечно, я жду ваших комментариев и предложений по затронутой теме.